Консультации и помощь по созданию Архива организации с нуля
(Номенклатура дел, формирование и систематизация дел, описи, архивные справки, оцифровка архивных документов и т.д.)
Мы расскажем вам о том, какой должен быть архив Вашей организации, об оснащении и сканерах для оцифровки документов, а также ответим на Ваши вопросы об обеспечении сохранности, систематизации, учете и использовании архивных документов
Немного о систематизации дел (или как привести в порядок документы Вашей организации)
Все документы организации можно разделить на три группы:
в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (М., 2019 г.)
документы постоянного срока хранения
(после ликвидации организации - передаются на хранение в государственный архив)
документы временного хранения (от 1 года до 10 лет)
(эти документы хранятся в структурных подразделениях и к ним не предъявляются повышенные требования по оформлению, как для дел постоянного хранения и документов по личному составу)
документы временного хранения (начиная от 10 лет до 100 лет)
(как правило, это документы по личному составу)
Описи дел постоянного срока хранения составляются отдельно на управленческую документацию, научно-техническую документацию и электронные документы)
(Проверка наличия и состояния дел постоянного срока хранения проводится раз в 10 лет или по мере необходимости в случае переезда архива в другое помещение, смены ответственного работника и т.д.)
Описи на документы по личному составу готовит кадровая служба
(если организация с большим документооборотом, описи составляются на каждый вид документа отдельно)
Уничтожение документов временного хранения проводится после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу
(как правило описи на дела временного хранения не составляются)
Обеспечение сохранности архива
Соблюдение охраного, противопожарного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенистичного, светового режимов хранения документов
Мы проконсультируем о процедуре уничтожения документов и проведении экспертизы ценности документов
Создание Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии), подготовка листа и акта проверки наличия и состояния документов, акта об небнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акта об обнаружении дел, акта переработки дел и т.д.)
